Tout savoir sur le télétravail (3): les outils qu’il vous faut pour bien télétravailler

Comme définit précédemment, le télétravail est une forme de travail qui permet à l’individu ou à l’entreprise d’exécuter ses tâches professionnelles à distance grâce à la télématique. Ici nous allons entrer en plein dans le sujet par la création de la boite a outils. Cette boîte à outils doit être créée en regardant deux éléments fondamentaux pour assurer l’utilisation pérenne. 

1- Le besoin

L’individu ou l’entreprise doit ressentir un réel besoin de télétravailler; ce qui sera un élément motivateur pour lui. Il faut savoir que le télétravail, de manière fondamentale, brise 3 limites que le travail classique impose:

• “le travail en présentiel dans un local dédié (Bureau)”  VS  “le travail à distance partout ou on peut être à l’aise”  
• “le travail avec des logiciels et application installé sur Disque dur ou des registres ou formulaires physiques”  Vs  “le travail avec des plateformes et des applications en ligne”
• “le travail sans connexion interne et sans collaboration en temps réel” Vs  ‘le travail avec internet avec possibilité de collaboration en temps réel sur les appareils”

Tant que le besoin n’est pas exprimé, l’expérience va être caduque et sans suite car il s’agira d’un effet de curiosité. Et à la première difficulté qui va s’imposer, l’individu ou l’entreprise risque de retourner à son ancien mode de travail et de fonctionnement. Donc le premier point est la pierre angulaire qui d’ailleurs nous a montré clairement comment des gens qui étaient très enchantés par le boom du télétravail même s’ils l’ont confondu au Webinaire et au visioconférence, ont vite fait de revenir à leur ancien manière de travail. ils déserte peu à peu les webinaire et les visioconférences.

Le besoin ici est l’élément motivateur et conservateur. Si l’individu ou l’entreprise exprime le besoin de briser une des limites imposées par la forme de travail classique, là commence l’intérêt de lire notre article.

2- La simplicité d’utilisation et la langue 

Ce deuxième point fondamental est aussi essentiel que le premier parce que le premier contact détermine l’adoption. Si vous vous lancez dans la chasse à outils pour télétravail, vous serez confrontés à divers outils similaires et attrayants les uns que les autres. Cependant, votre esprit s’accroche facilement à l’outil qu’il cerne le mieux sans grand effort. Donc, ce point vous oblige à trier et surtout a ne pas “forcer”. Ne vous laissez pas influencer par l’effet de mode; ceci dit des personnes se verront obliger d’utiliser un outil parce que beaucoup l’utilise alors qu’il se sent à l’aise avec un autre outil pour exécuter la même tâche.  La langue joue un grand rôle dans l’utilisation des outils de télétravail car pour créer l’habitude il faut comprendre aisément les indications de l’outil et tout son paramétrage.

Il est clair que si vous vous basez sur ces deux éléments pour vous lancer dans la création de votre boîte à outils de télétravail, vous allez sortir comblé et vous pourrez aisément déployer votre environnement de télétravail en entreprise ou en individuel.

Les outils qui peuvent être utilisés pour le télétravail

Nous allons commencer la création de la boîte à outils en listant des outils que nous avons expérimenté, étudié, comparé et retenu sur les critères de compatibilité avec notre environnement (en Afrique en Générale et au Burkina en particulier)  car la multiplicité des outils rendent complexe le choix, mais il faut savoir que chaque outil a sa particularité et est créé pour répondre exclusivement à un besoin. Le premier outil pour créer un environnement de télétravail de manière pérenne et concret c’est l’Espace de télétravail.

Pour instaurer un cadre propice à la numérisation du travail ou au travail à distance, que ce soit pour une administration, une agence, ou une PME, à base de test et d’étude de cas pratiques, on est arrivé a faire une boite à outils qui inclut Web et Mobile parfaitement avec des fonctionnalités assez concrètes pour pratiquer le télétravail aisément  sur web et mobile. La tendance aujourd’hui est le télétravail, le webinaires, et les formations livestreaming. Ces outils bien combinés vous offre le meilleur cadre de télétravail qui prend en compte les besoins pratiques et techniques.

Ici on vas juste vous présenter les outils pour que chacun puisse déjà se faire une idée de ce qu’il lui faut s’il tient réellement à se lancer dans la numérisation de ses tâches professionnelles ou dans le télétravail avec ces collègues.

Espace de télétravail :……………………………………………………………………..   Slack

Outil de travail collaboratif:……………………………………………………………   Gmail / Google Drive

Outils de communication:……………………………………………………………….    Telegram

Outils de visioconférence et de travail:……………………………………………   Jitsi Meet

Outils de gestion de projet et de planification :………………………………   Trello

Outils de gestion de tâches :……………………………………………………………..   Workast

Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas utiliser d’autre outils alternatifs, mais dans notre environnement ces 6 outils offrent le meilleurs service Mobile et Web pour le télétravail. A l’issue de l’utilisation d’une panoplie d’outils, nous avons fait notre sélection en tenant compte de la consommation de la bande passante, puis de la résistance au faible débit (très courant chez nous) ensuite le dernier ressort c’est le coût de l’outil. Tous ces outils que nous avons sélectionné offrent des services gratuits performant qui donne accès a toutes les fonctionnalités fondamentales de l’outil. En plus ces outils ont un très bon rapport qualité-prix dans leur version PRO qui est très conseillé pour les administrations.

A vos claviers! pour déjà découvrir ces outils sur web et Playstore.

Wangnin Zerbo, Spécialiste en Intégration télétravail